Cuando menos te lo esperas, recibes el temido mensaje del transportista: “Su paquete está retenido en aduanas”. Este tipo de contratiempos suele ser algo habitual cuando se hacen envíos internacionales desde la UE a un país no comunitario. Una retención aduanera puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza para los vendedores online, y es uno de los principales motivos por los que la logística internacional resulta tan complicada.
Tanto si ya eres todo un experto en el ámbito del e-commerce como si acabas de empezar a explorar tus opciones de venta a nivel internacional, entender los entresijos del despacho de aduanas es fundamental para el buen funcionamiento de tu negocio. Desde los errores en la documentación hasta los retrasos inesperados, existen muchos motivos por los que las ventas internacionales pueden resultar desalentadoras. Pero ¡tranquilidad! Aquí estamos para proporcionarte todos los conocimientos y herramientas necesarias para esquivar estos obstáculos y optimizar tus envíos.
En este artículo descubrirás los motivos habituales por los que los paquetes se quedan retenidos en aduanas, cómo garantizar un despacho de aduanas fluido y qué hacer para evitar que estas situaciones se vuelvan a producir. ¿Preparado para agilizar tu despacho de aduanas y hacer que tus envíos internacionales sean pan comido? ¡Vamos allá!
ÍNDICE
- ¿Qué es el despacho de aduanas?
- El despacho de aduanas paso a paso
- Problemas más habituales con el despacho de aduanas
- ¿Cuánto tarda en completarse el despacho de aduanas?
- 8 consejos de los expertos para un despacho de aduanas fluido
¿Qué es el despacho de aduanas? Claves para comprender el significado y el proceso
El despacho de aduanas es el proceso que permite que los bienes adquiridos en un país de origen atraviesen la frontera de su país de destino, garantizando el cumplimiento de todas las leyes y requisitos legales aplicables. Este proceso implica el envío de la documentación necesaria, el pago de tasas e impuestos y la obtención de los permisos pertinentes para que una determinada mercancía pueda entrar en otro país. Entender todo lo que supone el despacho de aduanas es fundamental para prevenir retrasos, evitar multas y asegurar que los envíos internacionales lleguen a su destino final sin complicaciones.
¿Por qué el despacho de aduanas es tan importante en los envíos internacionales?
El despacho de aduanas es una parte esencial en los envíos internacionales porque permite garantizar que estos cumplen con todos los requisitos legales, facilitando que tus mercancías entren en otro país sin ningún problema. Si tus mercancías no pasan el despacho de aduanas, tus envíos internacionales se pueden complicar más de lo deseado:
- Errores de documentación: las incorrecciones o la omisión de datos en la documentación presentada pueden hacer que tu envío quede retenido hasta que el problema se resuelva, provocando graves retrasos.
- Aranceles e impuestos de importación: el cálculo y el pago de estas tasas puede resultar complicado. Si no se realiza correctamente, tus envíos podrían llegar con retraso.
- Obligaciones legales: cada país aplica sus propias reglas. Si no las cumples según lo que establece la legislación vigente, tendrás que enfrentarte al pago de sanciones e incluso es posible que tu envío sea devuelto.
- Retrasos en los envíos: los problemas de aduana inesperados suelen convertirse en demoras en las entregas, algo que dejará a tus clientes insatisfechos y tendrá un impacto negativo en la reputación de tu negocio.
- Costes de gestión: los retrasos y los problemas en el cumplimiento de las leyes podrían derivar en el pago de tasas extra por el almacenamiento de mercancía, en multas o en el incremento en los costes de envío.
Por todo lo comentado, realizar bien el despacho de aduanas es fundamental para cualquier e-commerce que quiera garantizar la fluidez de sus envíos, reducir los gastos y mantener a los clientes satisfechos.
El despacho de aduanas paso a paso
Para que entiendas mejor cómo funciona el despacho aduanero, hemos dividido el proceso en varios pasos:
Paso 1: Validación de la documentación
En esta fase inicial, un oficial de aduanas se encargará de revisar la documentación referente a tu envío para garantizar que todo está en orden, e informará de la falta, omisión o incorrección de cualquier dato. En ocasiones también se examina el contenido del paquete para verificar que se corresponde con la información declarada.
Paso 2: Aranceles e impuestos
En función de cuál sea el contenido del paquete, se establecerán unos impuestos aduaneros y tasas de importación. Estos aranceles varían dependiendo de aspectos como el tipo de artículo y su valor. Para fijar las tarifas correctas se consulta la normativa específica de cada país (europeo o no europeo).
Los vendedores de e-commerce, por ejemplo, pueden beneficiarse de leyes que agilizan el despacho de aduana y que incluso les eximen de pagar impuestos por los artículos de poco valor. Por lo general, los aranceles de importación se aplican sobre todo a artículos de gran valor y se calculan estableciendo un determinado porcentaje sobre este. Por ejemplo, los bienes enviados a EE.UU. con un valor superior a los 800 dólares están sujetos al pago de tasas e impuestos. Las tarifas se calculan según el valor del producto (ad valorem), aunque puede haber algunas diferencias dependiendo también del país de origen.
Paso 3: Pagos adicionales
Si el envío conlleva el pago de tasas o impuestos, el personal de aduanas verificará si estos ya han sido abonados y exigirá los pagos faltantes o adicionales. Los envíos en los que el vendedor asume todos los costes (DDP, por sus siglas en inglés) suelen completar más rápido el despacho de aduanas, por lo que son la alternativa óptima para realizar envíos internacionales. Por el contrario, en las entregas sin gastos aduaneros incluidos (anteriormente conocida como DDU y sustituida por DAP), se pagan las tasas de flete y de despacho de aduanas, pero no los impuestos arancelarios. Los envíos sujetos al pago de tasas o impuestos se remiten a un agente encargado de cobrar las cantidades correspondientes antes de despachar el paquete.
¿Todos estos términos te resultan demasiado complicados? Échale un vistazo a nuestro artículo sobre Incoterms para familiarizarte con ellos.
Paso 4: Esperar por las actualizaciones y las obligaciones pendientes
Si ya tienes claro que todo está en orden con tu envío, solo te queda esperar a que la oficina aduanera complete los trámites necesarios. Para ello, lo habitual es que junto a tu envío hayas tenido que remitirle los siguientes documentos:
- La factura que acredita el pago del envío
- Tu número de IVA o de identificación fiscal
- Tu DNI o el CIF de tu empresa
- Una declaración sobre el contenido del paquete
La propia oficina de aduanas o un intermediario te indicará si existen impuestos aplicables o tasas adicionales que debes abonar. Asegúrate de dejarlo todo pagado para evitar que el paquete se quede retenido en aduanas.
Paso 5: Despacho de aduanas
Una vez que has pagado todas las tasas e impuestos correspondientes, ¡tu paquete está listo para salir! El transportista que hayas seleccionado recogerá tu mercancía y la transportará a su destino final, garantizando que el proceso de envío se completa sin contratiempos.
Problemas habituales: ¿por qué retienen mi paquete?
Entender por qué a veces los paquetes se quedan retenidos en aduanas no siempre resulta sencillo. Para arrojar algo de luz sobre este asunto, hemos recopilado los problemas más habituales en esta lista. Analízalos con detenimiento para afrontar con más confianza el despacho de aduanas y evitar retrasos en tus envíos.
Los obstáculos más comunes en el despacho de aduanas para e-commerce son:
- Impago de tasas y aranceles: no abonar los impuestos y tasas aplicables al envío puede hacer que el paquete quede retenido.
- Documentación de envío insuficiente: la falta u omisión de información importante puede causar demoras. El oficial de aduanas debe disponer de información precisa para tramitar el envío.
- Aplicación incorrecta del código aduanero: las mercancías clasificadas con un código aduanero incorrecto son paradas en la aduana.
- Artículos falsificados: las autoridades aduaneras pueden incautar los artículos falsificados o pirateados.
- Mercancías prohibidas o peligrosas: si tu paquete contiene artículos que están prohibidos o restringidos en el país de destino, es posible que acabe retenido en la aduana.
- Errores en las especificaciones del envío: los errores en la declaración del contenido o en su valor pueden provocar retrasos en el despacho de aduanas.
- Embalaje inadecuado: si los paquetes no cumplen con los requisitos de embalaje relativos al peso y las dimensiones, pueden ser parados por la aduana.
Comprender los retos a los que te enfrentas con tus envíos internacionales te ayudará a afrontar con éxito el despacho aduanero. Esto se traduce en una mayor eficiencia en las entregas y una mayor satisfacción de tus clientes. Sigue leyendo para descubrir más formas de garantizar un despacho de aduanas fluido para tu e-commerce.
¿Cuánto tarda en completarse el despacho de aduanas?
¿Tienes curiosidad sobre el tiempo que se demora el despacho de aduanas? ¡No eres el único!
La duración del despacho aduanero genera bastantes dudas a los vendedores de e-commerce, y lo cierto es que no existen unos plazos fijos para completar este proceso. Pero, no hay de qué preocuparse. En condiciones normales, el despacho de aduanas no debería demorarse más de 2-3 días laborables, y los períodos de gran volumen de envíos o las vacaciones no suelen afectar demasiado.
No obstante, si la oficina de aduanas detecta alguna irregularidad, el envío internacional deberá enfrentarse a un proceso aduanero más largo y complicado. Dentro de la UE, el despacho de aduanas se suele demorar un par de días una vez que se han realizado todas las comprobaciones necesarias y que han quedado resueltos los posibles problemas.
Sin embargo, si estás realizando un envío fuera de la UE (p. ej., a China), los procesos de aduana pueden tardar mucho más tiempo en resolverse y conllevar incluso meses de espera.
Estos tiempos pueden servirte como orientación a la hora de establecer unas expectativas realistas con respecto a tus envíos y garantizar la fluidez de tus entregas internacionales.
Consejos de los expertos para garantizar un despacho de aduanas fluido y sin demoras
Ahora que ya conoces mejor el funcionamiento del despacho de aduanas, desde sus diferentes etapas hasta los problemas más habituales, es el momento de garantizar su eficiencia. Prepárate para afrontar este proceso con mayor seguridad aplicando las recomendaciones de los expertos. Estos consejos te ayudarán a completar el despacho de aduanas con rapidez y sin complicaciones.
Consejo 1: Conoce cuáles son tus obligaciones como vendedor
Entender cuáles son tus responsabilidades como remitente es uno de los mejores modos de evitar que tus paquetes se queden retenidos en la aduana. La claridad y la transparencia son aspectos clave en la logística de e-commerce: todas las partes implicadas deben estar al corriente de cuáles son las tasas que les corresponde pagar, qué información deben proporcionar y cómo pueden garantizar un proceso de envíos sin problemas.
Este cuadro resume cuáles son las obligaciones del remitente y del destinatario:
Obligaciones del remitente |
Obligaciones del destinatario |
| Empaquetar los envíos conforme a lo establecido por la normativa aplicable. | Asegurarse de que ha introducido correctamente sus datos y la dirección de envío. |
| Crear etiquetas de envío que contengan toda la información necesaria y correcta, como los códigos de seguimiento, nombres y direcciones, peso de los artículos, fecha de envío, etc. | Pagar los impuestos de importación y otros cargos de envío aplicables. |
| Comprobar las leyes relativas a las categorías de artículos prohibidas en los diferentes países. | Facilitar una prueba de identidad y de dirección si se le fuera requerido. |
| Pagar los impuestos, las facturas de aduana, el IVA y los aranceles aplicables. | Facilitar otros documentos relevantes, como órdenes de compra, licencias industriales, certificados del seguro, etc., en caso de ser necesario (normalmente, solo se aplica en importaciones comerciales). |
| Facilitar toda la información y los documentos necesarios (ver consejo 2). | Revisar los paquetes en el momento de la entrega e informar al remitente o al transportista en caso de que detecte algún daño o problema. |
| Seguir las instrucciones del despacho de aduanas cuando sea necesario. | |
| Garantizar el pago puntual de cualquier tasa pendiente. |
Consejo 2: Garantiza la exactitud de la documentación
La exactitud de la información es clave para un despacho de aduanas fluido. Asegúrate de que dispones de toda la documentación necesaria antes de realizar el envío. Aquí tienes una lista con los documentos que se suelen solicitar:
- Factura comercial y declaraciones CN22/23: estos documentos contienen toda la información esencial, desde direcciones y datos de contacto hasta el valor de los productos que se envían. En nuestros artículos sobre factura comercial y declaraciones CN22 y CN23, encontrarás información detallada sobre cada uno de ellos y cuándo los necesitas.
- Códigos HS: asegúrate de introducir correctamente los códigos arancelarios o códigos HS (Harmonized System) pertinentes. Estos códigos se emplean para clasificar las mercancías y facilitar los procesos aduaneros, y son esenciales para completar el despacho de aduanas sin problemas.
- Crea una lista de artículos: una lista detallada del contenido servirá para mostrar de forma ordenada cada uno de los artículos que componen el envío. De este modo, los oficiales de aduanas lo tienen más fácil a la hora de verificar el contenido de un modo rápido y preciso.
- Formulario de declaración de aduanas: incluye un formulario de declaración de aduanas con la descripción de los artículos y el valor de cada uno de ellos. Este documento proporciona información fundamental para el despacho de aduanas.
Además de los documentos ya mencionados, es posible que te soliciten otra información adicional, dependiendo de las características específicas de tu envío, de la naturaleza de los artículos que contenga y del país al que se dirigen. Es esencial que investigues a fondo estas condiciones particulares o que las consultes con tu transportista o con un agente aduanero para asegurarte de que dispones de toda la documentación necesaria antes de realizar el envío.
Con todo, si tu paquete acaba retenido en aduanas, ¡que no cunda el pánico! Lo primero que debes hacer es revisar nuevamente toda tu documentación. Asegúrate de que todos los datos son precisos y están actualizados. La exactitud de la documentación no solo agiliza el proceso de despacho de aduanas, sino que minimiza los retrasos y las complicaciones. Así que tómate tu tiempo en revisar a fondo estos documentos. ¡Obtendrás mejores resultados!
Consejo 3: Mantente al día sobre las normativas
Es importante que estés al corriente de las normativas aduaneras más actuales si quieres agilizar tus envíos. Estos son algunos trucos para ir siempre un paso por delante:
- Ponte al día: mantente informado sobre las últimas normativas y exigencias aduaneras para cada país de destino. Las normas pueden variar mucho de un país a otro y cambiar con frecuencia, por lo que resulta clave estar al día de las novedades.
- Controles regulares: proponte como rutina realzar un control regular de posibles cambios o actualizaciones en las políticas de envío. Una buena solución es suscribirse a las newsletters de las autoridades aduaneras, seguir las publicaciones del sector o consultar las dudas a un agente aduanero. También puedes recurrir a otras fuentes online como los sitios web de los gobiernos para encontrar la información más actualizada y precisa.
- Busca asesoramiento profesional: si no tienes claras cuál es la normativa específica que afecta a tus envíos internacionales, consúltalo con un agente de aduanas u otro experto en la materia. La información y el asesoramiento de un profesional te ayudarán a cumplir con todas las obligaciones legales y a evitar posibles errores.
Consejo 4: Trabaja con transportistas con experiencia
Escoger a aquellos transportistas que tengan una amplia trayectoria en el ámbito de los envíos internacionales te ayudará a minimizar los riesgos de retraso y las complicaciones. Su experiencia y profesionalidad es una garantía de éxito a la hora de enfrentarse al despacho de aduanas. Estarás mucho más tranquilo sabiendo que tus envíos están en buenas manos.
Si no estás seguro de qué transportista debes elegir, échale un vistazo a nuestro artículo sobre transportistas y métodos de envío. Esta comparativa sobre los servicios que ofrece cada uno te resultará muy útil a la hora de tomar una decisión.
Consejo 5: Utiliza los trámites electrónicos
¡Bienvenido a la era digital! Una de las grandes ventajas es que puedes realizar la mayoría de los trámites de forma electrónica, generando documentos digitales y ahorrándote la tarea de imprimir múltiples copias de la documentación. Con los trámites electrónicos aduaneros (paperless trade) puedes obtener tus documentos de forma rápida y sencilla, enviárselos al transportista y adjuntarlos a tus envíos.
Esto no solo supone un importante ahorro de tiempo y dinero, sino que resulta mucho más sostenible con el medioambiente porque evitas un uso abusivo del papel. Además, los trámites electrónicos reducen las esperas y los retrasos, y permiten resolver cualquier incidencia con mayor rapidez. Recuerda verificar con tu transportista las condiciones del envío y las normativas aduaneras para garantizar un proceso fluido y eficiente cada vez que realices un envío internacional.
Para averiguar qué transportista te ofrece esta opción de tramitación electrónica, échale un vistazo a la información de nuestro Help Center aquí.
Consejo 6: Comunícate con tus clientes
Es imprescindible mantener a tus clientes informados si quieres lograr una experiencia de envíos positiva. Infórmales previamente sobre cuáles son los requisitos aduaneros y los potenciales retrasos a los que pueden exponerse tus envíos. Una comunicación transparente y proactiva permite gestionar mejor las expectativas del cliente y aumentar su satisfacción.
Utiliza el seguimiento multilingüe para garantizar que tus clientes pueden rastrear el recorrido de sus paquetes con facilidad con independencia de su idioma preferente. Muchas soluciones de software de envíos proporcionan actualizaciones de seguimiento en varios idiomas, permitiendo a los clientes recibir información en tiempo real sobre el estado de sus envíos en un idioma que comprenden. Mantener a tus clientes informados sobre cada paso del envío es un modo estupendo de generarles confianza y de garantizar una experiencia de envíos fluida y transparente que les haga volver a tu tienda.
Consejo 7: A quién dirigirse si el despacho de aduanas se demora demasiado
Recuerda, el despacho de aduanas puede demorarse bastante tiempo, ¡en ocasiones hasta un mes! Si crees que tu paquete se ha quedado parado en aduanas, puedes tomar algunas medidas. Lo primero es revisar la página de seguimiento del transportista que has utilizado para enviar tu paquete. La página de seguimiento te mostrará información detallada sobre tu envío y sabrás si tu paquete ya ha llegado a la aduana.
En este caso, puedes contactar con el proveedor de software de envíos o con el transportista a través de sus diferentes canales de comunicación (asistencia online o número de teléfono). Encontrarás esta información en su sitio web.
Desde el servicio de atención al cliente de la empresa te podrán confirmar en qué estado se encuentra tu pedido. Pero ten en cuenta que ni el proveedor del software de seguimiento ni el transportista tienen capacidad para intervenir en el proceso de aduanas.
Si quieres disfrutar de un servicio de atención 24/7 y de unas tarifas de envío asequibles para mandar tus paquetes a cualquier rincón del mundo, lo más recomendable es optar por una estrategia multitransportista. ¡Sigue leyendo para aprender más sobre este tema!
Consejo 8: Implementa un software de envíos
¡Lleva tus envíos a otro nivel implementando un software de envíos! Utilizando un software de envíos avanzado conseguirás automatizar los procesos relacionados con la documentación y las comprobaciones de cumplimiento, asegurándote de que todo está en orden antes incluso de que tu envío salga del almacén.
Estas soluciones informáticas agilizan las gestiones aduaneras, reduciendo de manera notable el riesgo de errores y demoras. La automatización de estas tareas supone un importante ahorro de tiempo, reduce el estrés en el trabajo y mejora la eficiencia en términos generales. Además, los software de envíos a menudo ofrecen seguimiento en tiempo real y actualizaciones de estado, manteniéndote informado a lo largo de todo el proceso de envío. Invertir en una de estas soluciones informáticas es un modo eficaz de facilitar el despacho de aduanas y de agilizar tus envíos internacionales.
Despacho de aduanas para e-commerce con Sendcloud
Para escalar tu negocio y lograr que tus envíos internacionales sean más rápidos, sencillos y asequibles, necesitas el apoyo del socio adecuado.
Sendcloud ha ayudado a más de 25.000 tiendas online de toda Europa a tomar el control de sus envíos al extranjero a través de una solución integrada que ofrece:
- Envíos multitransportista más eficientes: realiza tus envíos con los mejores transportistas del mundo en el ámbito local e internacional.
- Creación automatizada de los formularios de aduanas: mejora el cumplimiento y la precisión de tus trámites con documentos aduaneros generados de forma automática.
- Inteligencia de envío: descubre cuáles son los transportistas y los métodos de envío que te conviene usar en los mercados extranjeros.
- Devoluciones internacionales: proporciona mayor tranquilidad a tus clientes con las devoluciones internacionales.
- Notificaciones multilingües: ofrece a tus clientes una experiencia de compra personalizada con devoluciones y seguimiento de envíos multilingüe.
- Protección de envíos: protege tus envíos al extranjero con un seguro internacional.
¿Estás preparado para darle un impulso a tus envíos internacionales? ¡Descubre más sobre los envíos internacionales con Sencloud!
