¿Quién se hace cargo de los gastos de aduana, el comprador o el vendedor? ¿Qué documentación hay que incluir? ¿Las facturas internacionales llevan IVA? ¿Qué pasa con el Reino Unido después del Brexit? ¿Y si realizas envíos a Canarias?
Sí, lo sabemos… ¡Son muchas preguntas! Pero una vez más, te tenemos cubierto: en esta guía práctica te aclaramos paso a paso todas las dudas habidas y por haber sobre el despacho de aduanas en España.
Aquí te presentamos un índice de los temas que vamos a tratar en esta guía:
- ¿Qué es el despacho de aduanas?
- El espacio común europeo: un espacio aduanero único
- El comercio fuera de las fronteras de la UE: “terceros países”
- El IVA en las exportaciones
- Aranceles y otros gastos de exportación
- Documentación a incluir en tus envíos internacionales
- Mercancías prohibidas y permisos especiales
- Qué hacer si tu paquete queda retenido en la aduana
- Checklist de lo necesario para evitar problemas en la aduana
- Despacho de aduanas: Olvídate de todo el ‘papeleo’
Despacho de aduanas en España: qué es
La pregunta del millón: todo el mundo habla del “despacho de aduanas España”. Pero si te paras a pensarlo, no sabes exactamente en qué consiste.
Pues bien, el despacho de aduanas es el término con que nos referimos al conjunto de las operaciones y formalidades que deben realizar todos los implicados en la importación y exportación de mercancías (el remitente, el transportista, el agente de aduanas, el comprador…).
Se trata de una operación de comercio internacional que tiene por objetivo supervisar y autorizar la entrada y salida de mercancías de un determinado territorio.
El despacho de aduanas se realiza en tres etapas:
1.Declaración de la mercancía
Todos hemos escuchado alguna vez en una película eso de “¿Tiene algo que declarar?”. Pues esto es ni más ni menos lo que pasa durante el despacho de aduanas. Solo que hoy en día las mercancías se declaran mediante un sistema informatizado.
Para que todo el proceso salga correctamente, existe la figura del agente de aduanas, que es el intermediario que se encarga de realizar los trámites y presentar la documentación de la mercancía en nombre del exportador.
2. Verificación de la mercancía
Tras la declaración, la autoridad aduanera asignará un circuito o canal a la mercancía presentada:
- El canal verde significa que solamente con presentar la documentación, si todo está en orden, el envío pasa automáticamente la aduana.
- El canal amarillo significa que la documentación no está completa y que falta presentar algún documento para que la mercancía pase la aduana.
- El canal naranja significa que la autoridad aduanera necesita comprobar alguno de los datos que hemos presentado para asegurarse de que todo es correcto.
- El canal rojo significa que la autoridad aduanera necesita inspeccionar los productos físicos que componen el envío, y no solo los documentos.
3.Liberación de la mercancía del despacho de aduanas
Si después de la revisión todo está correcto, la aduana liberará la mercancía para que prosiga su tránsito.
Pero si falta algún documento o se encuentra alguna irregularidad, nos encontramos con la temida escena del paquete retenido en la aduana.
Por eso, es importante que te informes bien antes de lanzarte a los envíos internacionales.
En los siguientes apartados te explicaremos paso a paso todo lo que deberás tener en cuenta para que les den luz verde a tus envíos en el despacho de aduanas sin ningún contratiempo.
El espacio común europeo: un espacio aduanero único
Como ya hemos visto, las aduanas tienen la función de regular y supervisar las mercancías que entran y salen de un determinado territorio. Estas entradas y salidas son lo que se consideran importaciones y exportaciones.
Ahora bien, es importante tener muy en cuenta que el concepto de “territorio” no es sinónimo de “país”.
Por ejemplo, los 27 países de la Unión Europea forman un territorio único a efectos aduaneros: el Territorio Aduanero Comunitario (TAC), que gestiona de forma unificada todas las mercancías que entran y salen de la UE. El comercio entre los países dentro de estas fronteras no se consideran importaciones ni exportaciones sino expediciones, ya que no cruzan ninguna aduana.
Pero, como suele pasar con todo en la vida, aquí también hay excepciones: los llamados territorios especiales de la Unión Europea.
La lista completa de países y territorios que se incluyen o no dentro del TAC están en el artículo 4 del Reglamento europeo que establece el Código Aduanero de la Unión.
Para ahorrarte tiempo, a continuación te citamos las excepciones y casos especiales.
Los territorios especiales de la Unión Europea
Entonces, ¿hay despacho de aduanas dentro de los territorios de la UE o no?
Parece una pregunta muy simple, pero en realidad no lo es tanto.
Es importante saber qué países o zonas geográficas están sometidos a acuerdos especiales dentro del territorio común europeo o qué convenios existen con otros países o regiones.
- Regiones autónomas especiales: zonas intracomunitarias que se rigen por reglas especiales. Es el caso, por ejemplo, de las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla, que pertenecen a la UE pero no al TAC. Por lo tanto, las mercancías que entran y salen allí se tratan como importaciones y exportaciones, aunque con beneficios arancelarios.
- Regiones ultraperiféricas: zonas que, aunque forman parte de algún país de la UE, se encuentran físicamente separadas de él. Por ejemplo las Islas Canarias. Por eso los envíos a Canarias están sujetos a trámites aduaneros particulares. En otro blog ya te hemos explicado cómo funcionan los envíos a Canarias.
- Países y territorios de ultramar: países con acuerdos con la Unión Europea, aunque no forman parte de ella. Por ejemplo Chipre del Norte y Mónaco. En razón a este tipo de convenios, no son de la UE pero sí forman parte del TAC.
El comercio fuera de las fronteras de la UE: “terceros países”
Aunque en esta guía, para simplificar, hablamos de “las fronteras de la UE”, ya hemos visto en el apartado anterior las excepciones y matices que hay que entender cada vez que mencionamos la UE o el espacio común europeo.
Una vez aclarado esto, cualquier territorio que no forme parte de la UE, ni del TAC, ni esté sujeto a acuerdos especiales se considera “tercer país” en cuestiones de circulación de mercancías.
Los envíos a terceros países tienen que pasar por la aduana, y por lo tanto se consideran exportaciones.
Así pues, los paquetes enviados a terceros países deberán incluir la documentación necesaria para el despacho de aduanas. Además de cumplir con los trámites y requisitos necesarios para la exportación.
Al igual que para abreviar hablamos de la UE teniendo en cuenta todos los matices que esto implica, a lo largo de esta guía también mencionamos los “envíos internacionales” refiriéndonos a exportaciones a terceros países.
¿Qué necesitas para realizar envíos internacionales?
Más adelante vamos a mencionar punto por punto todos los documentos que debes incluir en tus envíos internacionales.
Pero tú mismo, como vendedor online, necesitas un número EORI para realizar trámites aduaneros.
Si tienes un e-commerce ya estarás registrado como empresa y tendrás un NIF-IVA (también conocido como número VAT). Lo que necesitas ahora es vincular un número EORI a tu NIF.
Normalmente, tu número EORI será igual que el del NIF pero irá precedido por las letras ES.
Hemos escrito un blog dedicado solo al número EORI que resolverá todas tus dudas.
Es importante matizar que no se puede tener un número EORI de España y un NIF de otro país de la UE. El EORI tiene que estar vinculado a un NIF del mismo país. Este número se puede solicitar en la Agencia Tributaria a través de este enlace.
El Reino Unido después del Brexit
El tema de las consecuencias del Brexit dentro del ámbito del comercio daría para escribir un artículo aparte. ¡De hecho, ya lo hemos escrito!
Pero en resumen, a partir del 1 de enero de 2021 los envíos al Reino Unido debe tratarse como una exportación. Es un envío internacional fuera de las fronteras de la UE. De aquí excluimos Irlanda del Norte, que sigue formando parte del sistema aduanero europeo.
Por lo tanto, hoy en día existen aduanas entre el territorio de la UE y el Reino Unido, y se aplican las condiciones de exportación a terceros países.
Esto implica varias cosas:
- que debes tener un número EORI para comerciar con el Reino Unido;
- que el IVA aplicable es el IVA aduanero, tal y como explicamos en el apartado 4 de esta guía (actualmente, el IVA en el Reino Unido es del 20 %);
- y que a los productos importados al Reino Unido se les aplican aranceles, salvo en caso de acuerdo entre países que indique lo contrario.
Para saber más sobre el Brexit, te invitamos a que leas nuestro blog sobre cómo afecta el Brexit al comercio electrónico.
El IVA en las exportaciones
IVA en las facturas internacionales.
Como ya sabemos, a efectos de aduanas los envíos intracomunitarios no se consideran internacionales, ya que no hay aduanas dentro del espacio común europeo. Las reglas de facturación de IVA dentro de la UE no son iguales que las de los envíos a terceros países.
En los envíos internacionales a terceros países, el IVA no se incluye en la factura. Sino que va desglosado en un documento aparte llamado DUA (Documento Único Administrativo) que hay que entregar en la aduana. Afortunadamente no tienes que preocuparte demasiado por este documento. El DUA lo suelen gestionar los transportistas como representantes ante la aduana.
Esto es así porque los impuestos se liquidan al pasar por la aduana. Además el IVA no solo es aplicable al producto, sino a la suma del valor CIF del producto (valor del producto en sí + coste del transporte y seguro) y de la tarifa aduanera. Por otro lado, el IVA de aplicación es el IVA del país de destino, es decir, el del comprador.
¿Quién se hace cargo del IVA?
Aunque el IVA aduanero no se incluya en la factura sino en un documento aparte, es al cliente a quien le corresponde pagarlo.
Además, el comprador debe tener muy claro en todo momento que se enfrenta a gastos adicionales de exportación, y saber a cuánto ascienden, para evitar sorpresas posteriores.
Es muy importante que el comprador pueda visualizar en el checkout además del precio del producto y los gastos de envío, el IVA transfronterizo y demás tasas de importación que tendrá que abonar.
Afortunadamente, la mayoría de las plataformas e-commerce, como Shopify o WooCommerce te permiten configurar los impuestos y las tasas de los envíos internacionales.
Si esto no está bien configurado, puede que el cliente tenga que pagar gastos extraordinarios en el momento de la entrega de su paquete. Aquí te arriesgas a que rechace el paquete, y en este caso los gastos repercutidos recaerán sobre ti… aparte de que habrás perdido un cliente.
Por lo tanto, en tu checkout debería aparecer el precio final de la compra sin IVA (que será lo que aparezca en la factura) pero por otro lado los gastos desglosados de transporte y seguro, los gastos de aduana, y el IVA, que es la suma del total de los tres importes (precio del producto + transporte y seguro + gastos de aduana) según el porcentaje del país desde donde se realiza la compra.
Esto parece un galimatías, pero tiene solución.
Lo primero, como ya hemos dicho, es localizar la opción de configuración de tasas e impuestos en tu tienda online.
Y lo segundo, armarte de paciencia y configurarla para que, según los diferentes países de destino, aparezcan las tasas de aduana y el IVA correcto.
Aranceles y otros gastos de exportación
Como ya hemos visto, durante el proceso del despacho de aduanas las autoridades aduaneras liquidarán el IVA de tu envío. Pero también otro tipo de impuesto variable que son los aranceles.
Los aranceles aduaneros
Llegamos a otra cuestión peliaguda. ¿Qué son los aranceles aduaneros? ¡Quién no habrá oído hablar de los aranceles!
Aquí te explicamos qué son y cómo calcular los aplicables a tu tipo de producto y al país de envío.
Los aranceles aduaneros son un tipo de impuestos que se aplican a las mercancías que cruzan las fronteras aduaneras de un territorio.
Los hay de dos tipos:
- El arancel de importación. Se impone a los productos que importas a tu país desde otro territorio. Esta es una forma de proteger el comercio propio, ya que el arancel encarece el producto que estás comprando al exterior. Por ejemplo, si no existiesen este tipo de aranceles los productos de los mercados asiáticos serían aún más baratos.
- El arancel de exportación es menos común. Se impone a los productos que importas desde tu territorio aduanero hacia otro. En muchos tipos de productos el arancel aduanero de exportación es del 0 %, es decir, que generalmente el exportador no paga aranceles.
Por lo tanto, si un cliente realiza una compra desde fuera de la zona aduanera de la UE en tu tienda online, tu envío se convierte en una exportación, donde tú eres el exportador y el cliente el importador.
Esto significa que el arancel aplicable a tus envíos internacionales es un arancel de importación. En principio es el cliente quien abona los costes arancelarios.
Tipos de aranceles
En la mayoría de los casos, el arancel aplicable a tu tipo de envíos, que son envíos de empresa a consumidor final, serán ad valorem, como te explicamos aquí abajo.
Sin embargo, aquí vamos a mencionar brevemente los tipos más comunes de aranceles:
- Un arancel ad valorem representa un porcentaje del valor CIF del producto (el valor del producto en sí + los gastos de transporte + el seguro de transporte).
- Un arancel específico se fija a partir de las unidades de producto que constituyen la mercancía.
- Y un arancel mixto, como su nombre indica, representa una tarifa compuesta por la suma de un arancel ad valorem y uno específico.
Como ya te hemos comentado arriba, normalmente el arancel aplicable al tipo de importación de un vendedor e-commerce suele ser el ad valorem.
Pero para salir de dudas, puedes consultar la práctica la calculadora de aranceles del Market Access Map. Introduciendo el país de origen, el país de destino y el tipo de producto (o su código HS) te saldrá el tipo de arancel aplicable y su porcentaje o su coste (dependiendo de si es un arancel ad valorem o específico).
El sistema HS o de códigos arancelarios armonizados
¡Un momento! ¿Qué es eso del código HS que hay que introducir en la calculadora de aranceles?
Los aranceles están regulados por el sistema armonizado de códigos (más conocido como Sistema HS por sus siglas en inglés).
Este sistema tiene la finalidad de que todos los países utilicen los mismos códigos para cada tipo de mercancías. Así, poder entenderse y clasificar bien cada producto a la hora de asignarle el arancel correcto.
Es importante saber qué código HS corresponde a tus productos, ya que la calculadora de aranceles que aparece más arriba funciona en base a los códigos HS para mostrar los aranceles aplicables a cada producto.
Probablemente todo esto te parecerá un rollo, y es una de las cosas que más tira para atrás a muchos vendedores online. ¡Pero piensa que solo tienes que tomarte una vez y para siempre la molestia de buscar el código HS de tus productos!
¿Cómo encontrar los códigos HS correctos?
La respuesta a esa pregunta es más sencilla de lo que crees.
Puedes utilizar este práctico buscador de códigos HS para localizar el que mejor describa tu producto. Simplemente escribe el nombre detallado del producto y busca el código que coincida mejor.
Haz clic aquí y encuentra el código HS de tus productos.
Otros gastos del despacho de aduanas
Además de los aranceles en sí, existen otros gastos de aduana, como los gastos de despacho o los honorarios del agente de aduanas.
Algunos transportistas cobran una tarifa de servicios de aduana a cambio de los trámites aduaneros, con lo cual ya no te hará falta el agente de aduanas.
Si nos has seguido hasta aquí, habrás llegado a la conclusión de que hay que pagar los aranceles y gastos de aduana durante el despacho de aduanas. Pero por otro lado ya hemos visto que estos costes corren a cargo del destinatario, o sea, del cliente.
Teniendo en cuenta que el cliente no está presente en la aduana, sino que espera recibir el paquete en su casa, parece que aquí se avecina otra complicación.
¡Tranquilidad! Es más fácil de lo que parece.
El cliente paga los aranceles y demás tarifas de aduana en el momento de recibir su paquete. Esto es lo que se conoce como pago en destino, que es la opción más común y la que usamos en Sendcloud, aunque en determinadas ocasiones el transportista también puede realizar el pago en la aduana.
Despacho de aduanas: documentación a incluir en tus envíos internacionales
La clave para que todo salga bien es incluir los documentos adecuados y correctamente cumplimentados.
Así pues, presta mucha atención a este apartado.
La factura comercial
Sirve para que las autoridades aduaneras puedan calcular los aranceles e impuestos aplicables al envío. Por eso siempre debe incluir el valor del producto, aunque este sea un regalo. Aquí te explicamos cómo rellenar correctamente una factura comercial.
Documentos aduaneros: CN22 o CN23+CP71
No necesitas estos documentos si envías tu paquete a través de un transportista como UPS o DHL, solo si lo envías a través de un servicio postal (por ejemplo, Correos). En nuestro blog sobre sobre el CN22 y CN23 podrás leer cuándo necesitas el CN22, cuándo el CN23, y cómo rellenarlos.
Certificado de origen (CO)
Este documento es necesario para informar a la aduana de que la mercancía que envías ha sido fabricada en la UE. Así las autoridades aduaneras sabrán qué aranceles e impuestos aplicar a tus productos. Es muy importante incluir el certificado de origen, ya que si no tu paquete quedará retenido en la aduana.
Documento Único Administrativo (DUA)
El DUA es otro impreso que hay que cubrir obligatoriamente para la aduana, con carácter de declaración tributaria. Como ya hemos visto más arriba, aquí es donde se incluye el porcentaje de impuestos sobre el precio del producto y todos los demás gastos (coste del transporte, del seguro y de los aranceles). En esta página de la Agencia Tributaria se explica cómo se puede presentar digitalmente un DUA.
Código Taric
Otro elemento que debes tener en cuenta en el momento de hacer un envío internacional es el Código Taric. Se trata de un código numérico que sirve para identificar la mercancía enviada y describe su naturaleza. Se emplea dentro de la UE con el objetivo de determinar los aranceles necesarios para cada envío y simplificar los trámites aduaneros.
¿Cómo generar estos documentos aduaneros?
Generar toda esta documentación no tiene por qué llevarte horas. Hemos desarrollado una herramienta para generar el formulario aduanero que necesitas para cada caso.
¡Y generarlo automáticamente en PDF listo para imprimir!
Es muy sencillo: rellena todos los datos de la factura y luego podrás descargar tu factura comercial ya preparada en formato PDF.
Si tienes algún problema con la carga de esta herramienta, también puedes hacer clic aquí y acceder directamente a ella.
Mercancías prohibidas y permisos especiales
Siempre debes tener en mente que hay ciertos productos que está prohibido enviar al extranjero.
Para más información, consulta en nuestro artículo sobre envíos internacionales el apartado de “7 consejos para enviar al extranjero”, donde aparece una lista de mercancías prohibidas.
Pero hay ciertos productos que pueden enviarse con ciertas restricciones y provistos de certificados especiales.
Hay que aclarar que estos certificados no dan carta blanca para enviar cualquier tipo de productos de estas categorías. Pueden enviarse dependiendo del país de destino y con ciertas restricciones. Siempre que se acompañen de su correspondiente certificado.
Los certificados más comunes que deben acompañar a este tipo de mercancía de envío restringido son los siguientes:
- Certificado Fitosanitario Internacional (CFI): este certificado debe acompañar a productos regulados fitosanitariamente (ciertos tipos de plantas, semillas, bulbos y otros productos vegetales). De lo contrario no se permitirá el paso por la aduana de este tipo de mercancía. En esta páginal del ICEX tienes toda la información sobre cómo conseguir el certificado CFI.
- Certificado Veterinario Internacional (CVI): es obligatorio para el comercio internacional de ciertas especies animales vivos y ciertos productos de origen animal. Este certificado puede ser genérico o específico, dependiendo del país importador. En esta página de ICEX encontrarás toda la información sobre cómo conseguir el certificado CVI.
- Certificado de SOIVRE: se trata de un certificado de calidad que ofrece la garantía al comprador de que ciertos productos de exportación cumplen con los requisitos de calidad comercial. Aquí te dejamos un enlace con toda la información para conseguir un certificado de SOIVRE.
- Certificado de CITES: es un certificado que garantiza que ciertos productos procedentes de especies animales y vegetales protegidas han sido obtenidos de forma legal. Por ejemplo, objetos de marfil o fabricados con madera de especies protegidas. En esta página del Ministerio del Comercio puedes descargarte el formulario para el certificado de CITES.
Despacho de aduanas: Qué hacer si tu paquete queda retenido la aduana
Si a pesar de haberte esforzado en cumplir con todos los requisitos de esta guía tu paquete queda retenido en la aduana, también debes saber qué hacer en estos casos.
Una de las razones más comunes por la que un paquete queda retenido en aduanas (contando con que no estés enviando productos prohibidos ni ilegales, por supuesto) es porque falta información o alguno de los formularios no está completo o no se ha rellenado de forma correcta.
En principio, a quien le llega el aviso de que el paquete ha sido retenido en aduanas es al comprador, no al vendedor.
Sin embargo, es muy probable que a este le surjan dudas y te contacte a ti para pedir información. Por lo que tú también debes conocer el proceso.
El transportista te enviará un correo electrónico informando que el paquete se encuentra en la aduana de tal país sometido a trámites aduaneros. Además, también te llegará un aviso postal internacional con un formulario que deberá rellenar para liberar el paquete.
Las regulaciones aduaneras estipulan que el destinatario tiene un plazo de 15 días para devolver el formulario correctamente completado.
A partir de aquí, se procederá a una inspección del documento y si todo va bien el paquete será despachado y enviado a destino. El vendedor puede verificar a través del enlace de seguimiento que le ha enviado el transportista si el paquete ha cambiado de estado.
En ocasiones, el comprador deberá realizar un pago adicional para liberar el paquete de las aduanas.
Aquí podemos enfrentarnos a un problema, ya que a veces el comprador se niega a pagar los gastos extra al recibir el paquete o directamente no lo reclama. En ese caso el envío se devolverá al vendedor y el comprador ya no podrá recuperarlo.
Una ventaja de trabajar con una plataforma de envío como Sendcloud es que si hay problemas en la aduana, el transportista se pondrá primero con nosotros y no contigo. Así podemos ayudarte a solucionar el problema de forma más rápida y eficiente.
Checklist de lo necesario para evitar problemas en la aduana
- Poseer un número EORI activado y en funcionamiento
- Incluir en la parte exterior del paquete, en un sobre transparente, la documentación necesaria:
- La factura comercial, indicando en la misma el Incoterm correcto.
- El Documento Único Administrativo (DUA).
- Los documentos adicionales en caso necesario (formularios CN22 o CN23+CP7).
- Indicar la información fiscal completa del exportador (número EORI y NIF incluidos), y que esos datos se correspondan con el nombre de empresa que aparece en la factura. Si faltan datos o existe alguna irregularidad, el paquete se quedará retenido hasta que aportes la información que falta.
- Usar los códigos HS correctos. Algunas empresas usan un código HS que no se corresponde con la mercancía real para tratar de enviar un producto prohibido o sujeto a impuestos más altos. No hace falta ni mencionar que no te recomendamos para nada esta práctica, que puede acabar con un paquete retenido en la aduana o incluso una multa.
- Indicar el valor (correcto) de la mercancía. Al igual que te comentamos en el apartado anterior, algunos vendedores declaran un valor inferior al real para ahorrar costes. Evidentemente, esta es otra mala práctica que puede acabar en multa o paquetes confiscados, pero además, si el paquete está asegurado y se producen daños, el seguro se basará en el valor indicado en el paquete.
¿Nos hemos dejado algo en el tintero? Envíanos tus dudas o sugerencias para futuros artículos. Y recuerda que con tu cuenta gratuita Sendcloud puedes automatizar tus envíos internacionales y asegurarte de que llegan a tus clientes según lo prometido.
También puedes solicitar una demo gratuita con nuestros expertos. Ellos te guiarán por la plataforma respondiendo a todas tus dudas.
