Las etiquetas de envío son una parte esencial en la logística e-commerce, pero a veces resultan más confusas de lo que parece. Sin importar el tamaño de tu tienda, si te equivocas con una etiqueta de envío pueden incrementarse los costes y la ineficiencia, o lo que es peor, quizás incluso el paquete no llegue a entregarse.
Tanto si estás empezando a enviar tus primeros productos y buscas consejos de implementación como si ya llevas un tiempo enviando paquetes, en nuestra guía sobre etiquetas de envío te resolvemos todas las dudas.
Aquí te explicaremos con todo detalle:
- Qué es una etiqueta de envío y cuál es su función
- Cómo funcionan las etiquetas de envío
- Cómo se crea una etiqueta de envío
- Etiquetas de envío de los transportistas
- Cómo se imprime una etiqueta de envío
- Cómo colocar las etiquetas de envío en el paquete
- Información adicional sobre etiquetado
Todos estos consejos contribuirán a anular el riesgo de que tus paquetes no se entreguen por problemas con la etiqueta. También te ayudarán a ahorrar tiempo y dinero a medida que tu negocio vaya creciendo. Implementa nuestras mejores prácticas para mantener la máxima eficacia en tu proceso de envío.
¿Qué es una etiqueta de envío?
Las etiquetas de envío muestran la información clave para que un transportista se encargue de un paquete desde su destino inicial (tu almacén) hasta su destino final (las manos del cliente).
La información clave incluye: código postal, país, número de seguimiento, fecha, cantidad de paquetes, peso, dirección, validación, y datos como la calle, la ciudad y el estado, región o provincia de la entrega. Las etiquetas de envío también pueden especificar el contenido del paquete, particularmente si son para envíos internacionales.
Las etiquetas también incluyen información relativa al método de envío (por ejemplo, Express, Standard, etc.) para que el transportista se asegure de prestar el servicio por el que has pagado.
Cada etiqueta es única y las etiquetas antiguas no se pueden reutilizar. Se debe crear una nueva etiqueta para cada entrega.
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¿Cómo funcionan las etiquetas de envío?
Una etiqueta de envío muestra la información necesaria para transportar los paquetes a los destinos correctos, realizar un seguimiento de los mismos a lo largo de cada etapa y garantizar que se proporcione el servicio correcto.
Cada transportista utiliza una plantilla específica para sus etiquetas de envío. Están diseñadas para ser leídas por humanos y por máquinas, por lo que deben ser claros y fáciles de leer. Cada transportista ha diseñado su etiqueta para trabajar con su propio proceso de clasificación y entrega, por lo que es esencial utilizar sus plantillas.
En una etiqueta de envío verás códigos de barras, números y letras. Todos ellos son elementos clave para el proceso. Cada elemento proporciona información sobre secciones específicas de la cadena.
Lsa partes de una etiqueta de envío
1 – El nombre y la dirección del remitente.
2 – El nombre y la dirección del destinatario.
3 – El MaxiCode: un código que puede leer una máquina en cualquier dirección.
4 – El código de ruta: informa sobre la ruta del paquete durante el proceso de clasificación.
5 – El código postal de barras: el código postal del destino.
6 – El número de seguimiento: el número que se le envía al cliente para realizar un seguimiento de su paquete.
7 – El nivel de servicio: el método elegido de entre los que ofrece el transportista (por ejemplo, Express, Standard, etc.).
La mayor parte de la información la genera automáticamente el transportista. La principal información que necesitarás es:
- El nombre y la dirección del remitente
- El nombre y la dirección del destinatario
- El método de servicio
Nota: el tamaño estándar de las etiquetas de envío es de 10 x 15 cm. Si esta medida no encaja en tu paquete, otros estándares posibles son 6 x 3 pulgadas (15 x 7 cm) y 4 x 4 pulgadas (10 x 10 cm).
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¿Cómo crear etiquetas de envío?
Las etiquetas de envío se crean generalmente durante el procesamiento de los pedidos. Los transportistas tienen requisitos específicos para sus etiquetas. No es posible utilizar tu propia plantilla o rellenar una etiqueta a mano. Para crear una etiqueta de envío debes seguir las directrices del transportista.
Otras alternativas son:
- ir a la oficina de correos local y comprar allí una etiqueta
- preparar la etiqueta tú mismo
Cuando compras etiquetas en la oficina de correos, en realidad estás pagando unos gastos de envío a precios de venta al público general, que constituyen el nivel de precio más caro para las etiquetas.
Preparar tus propias etiquetas de envío ofrece más ventajas, incluyendo descuentos en el franqueo y poder programar la recogida de paquetes en lugar de tener que esperar en la oficina de correos. Incluso hay formas de automatizar el proceso para minimizar el trabajo manual lo más posible.
A continuación te explicamos cómo preparar tus propias etiquetas de envío con los 3 métodos siguientes:
1: Crea tus etiquetas en línea
Puede crear una etiqueta de envío utilizando las herramientas online del transportista. Cada transportista tendrá su propia herramienta, donde puedes crear etiquetas de envío que se ajusten a sus requisitos específicos. Visita su página web, rellena la plantilla de la etiqueta y luego descarga el archivo para imprimirlo.
Sin embargo, este no es el método más rápido. Tendrás que entrar en el sitio web e introducir manualmente la información por cada pedido.
2: Usa un software de etiquetas de envío
Esta opción te permite descargarte una plantilla de etiqueta de envío del transportista y rellenarla en tu ordenador. Este método también te permite personalizar el proceso, con posibilidades de automatización así como la posibilidad de trabajar sin conexión. La logística automatizada te ayudará a ahorrar tiempo en procesar tus envíos y reducir errores.
3: Automatización completa con una herramienta de envío
Agrega automáticamente la información de los pedidos desde múltiples plataformas y transportistas para rellenar los formularios de forma rápida y eficiente con una herramienta de envío.
Una buena herramienta de envío se conectará directamente con tu tienda, recuperará la información del pedido necesaria para la etiqueta, y te ayudará a crear automáticamente la etiqueta con la plantilla correcta.
Si tienes una cantidad significativa de pedidos una herramienta de envío puede ahorrarle tiempo y esfuerzo, eliminando la necesidad de rellenar manualmente las etiquetas.
Si estás pensando en empezar a usar una herramienta de envío, considera lo siguiente:
- ¿Qué plataformas de venta (Shopify, Magento, etc.) necesitas integrar?
- ¿Cuántos envíos realizas al mes?
- ¿A dónde envías? ¿Realizas envíos internacionales?
- ¿Cuándo debes pasar a la siguiente etapa?
Sin importar la cantidad de paquetes que envíes, trata de evitar comprar tus etiquetas de envío a precios de venta al público general en la oficina de correos local. Esto incrementa los costes y te hace perder mucho tiempo. Los métodos anteriores te ayudarán a ahorrar dinero y tiempo.
Si envías menos de 10 paquetes a la semana: organiza las etiquetas online a través del sitio web del transportista elegido.
Investiga qué empresa(s) ofrece(n) los mejores servicios que necesitas… con la tarifa que deseas. Considera los demás servicios que podrían beneficiarte, como que el transportista recoja el paquete en tu casa u oficina. Si esto no es posible, entonces comprueba dónde se encuentra el punto de entrega local en el que puedes depositar los paquetes. No querrás perder el tiempo teniendo que transportar tus paquetes a gran distancia para entregarlos al transportista.
Si envías más de 10 paquetes a la semana: plantéate empezar a usar un software de etiquetas de envío o una herramienta de envío.
La plataforma de envío de Sendcloud es de uso gratuito y ofrece la posibilidad de crear etiquetas con tarifas de envío pre-negociadas. Integra fácilmente tu tienda con Sendcloud, pudiendo incluso habilitar múltiples opciones de transportistas para contribuir a que tus clientes tengan control sobre el servicio que desean. Otras ventajas son el acceso a los correos de seguimiento de Sendcloud y el portal de devolución personalizado.
A medida que tu tienda se expanda puedes ir explorando nuestros diferentes planes, que irán aumentando junto a tu negocio. Tanto si envías solo un paquete a la semana como si envías más de 10.000, la automatización de envíos contribuirá a ahorrarte tiempo y a implementar un proceso menos complicado.
Etiquetas de envío de los transportistas
En esta sección, analizamos las etiquetas de envío de cada transportista individualmente con el fin de proporcionarte la información más detallada posible. Esta información proviende de los sitios oficiales de los transportistas.
Etiqueta de envío de Correos
Hay dos cosas que debes tener en cuenta a la hora de generar una etiqueta de envío de Correos.
- Indicar el peso del paquete o bulto sin son varios que vas a enviar en gramos. El máximo permitido son 30 kilos. Solo podrás generar una etiqueta por bulto.
- Indicar si el envío está asegurado o no. Además, el importe asegurado debe ser inferior a 3000€.
En las etiquetas de envío de Correos se incluye toda la información necesaria:
- Datos del remitente.
- Datos del destinatario o de la oficina de correos según el servicio que se haya contratado.
- El método de envío seleccionado.
- Código de expedición y código del bulto.
- Bulto, peso, peso volumétrico y la fecha de etiquetado.
- También puedes incluir observaciones en la etiqueta como alguna indicación sobre cómo tiene que realizarse la entrega.
- Reembolso si se ha contratado.
La ventaja de crear estas etiquetas, es que puedes hacer el seguimiento del paquete, pero no si se trata de sobres. Correos te da la opción de generar la etiqueta desde su sitio web o de ir a una oficina de Correos.
Etiqueta de envío de Correos Express
En su página web, puedes generar una etiqueta de envío para un paquete. Los campos que tienes que rellenar para calcular el precio son:
- El país de origen, añadiendo el código de postal
- El país de destino, añadiendo el código postal
- Poner las dimensiones del paquete. El peso máximo que permite es de 40 kg por paquete. Para ello, tienes que añadir el peso del paquete, el largo, ancho y alto.
A continuación, verás los diferentes métodos de envío con el precio. Ten en cuenta, que al principio el IVA no aparece en el precio incluido. Lo verás en el siguiente paso, cuando tengas que rellenar los datos personales.
Al igual que la etiqueta de Correos, todos los detalles del envío vienen en la etiqueta: destinatario y remitente, peso del bulto, número de bultos, método de envío seleccionado y un código de barras. También puedes incluir observaciones.
Es importante que rellenes todos los campos con la mayor exactitud posible, ya que si las medidas del paquete o el peso varían cuando hagas la entrega del paquete, puede que Correos Express no te lo recoja o tengas que pagar gastos adicionales.
Etiqueta de envío de SEUR
¿Cómo puedes crear una etiqueta de envío de SEUR? Puedes hacerlo a través de su web siguiendo unos sencillos pasos.
Como el resto de los transportistas, en la etiqueta se incluyen los datos del destinatario y remitente, así como los datos del paquete: peso, volumen. Incluye un código de barras, utilizado para procesar el pedido y el método de envío que se ha utilizado. También si ya está pagado el pedido o si cuando llegue al destinatario, este tiene que abonar alguna cantidad.
Si el remitente tiene asociado el logo, se vería en la parte superior izquierda; si no, saldrían los datos completos del mismo.
Con solo una etiqueta de envío fuera del paquete es necesario. Asegúrate de que los datos de la etiqueta de SEUR sean los correctos y que no estén otras direcciones escritas sobre la misma.
Otra opción es ir a una delegación de SEUR y ellos te proporcionan etiquetas adhesivas diseñadas para que escribas tu dirección y la del remitente.
Etiqueta de envío MRW
Como el resto, puedes generarla a través de su página web. Siempre es ventajoso poder hacerlo directamente desde casa.
El único negativo de generarlas por ti mismo, es que si tienes mucho volumen de envíos, hacerlo de forma manual puede inducir a errores. Especialmente cuando tienes que rellenar muchos campos. Por ejemplo, para generar etiquetas de MRW, además de los datos esenciales, también tienes que indicar pequeñas cosas como el tipo de calle o el resto de la dirección en otro campo, que de una forma automática, sería más rápido y eficiente.
Una vez que tengas la etiqueta, verás los datos del remitende y destinatario, y además:
- La información del transportista aparece a la derecha de la etiqueta.
- El número de bultos aparece reflejado como ½ y 2/2.
- El servicio aparece en la parte baja de la misma etiqueta.
Etiqueta de envío UPS
Las etiquetas de envío UPS se llaman etiquetas inteligentes UPS. Son completamente digitales y tienen un código de barras (elemento clave de la etiqueta).
El código de barras es el elemento central y trae – como lo especifica el propio UPS – varias ventajas:
- Servicios accesorios para los paquetes que tienen la etiqueta inteligente.
- Máxima fiabilidad: el código de barras incluye de hecho toda la información que el sistema importa automáticamente.
- Agilidad: los paquetes con la etiqueta inteligente pasan por los sistemas de UPS a máxima velocidad.
Hay muchas maneras de crear estas etiquetas UPS y varían dependiendo del método de envío utilizado. En general, sin embargo, se reducen a: sitio web de la mensajería (y luego configurar el envío con el envío por Internet de UPS), utilizar software de terceros o la integración a través de la API.
Etiqueta de envío DHL Express
La etiqueta de envío de DHL Express debe ser completada en 11 pasos como se muestra a continuación.
- Número de cliente de pago: para los detalles de débito y seguro del pagador. Si los gastos de envío no se cargan al remitente, debe especificarse el número de cliente de la parte que paga (si no se especifica, se factura al remitente). En este campo, también puede asegurar el envío especificando el valor en la casilla correspondiente.
- Código de cliente del remitente: introduzca el código de cliente del remitente (del remitente) para cargar los costes.
- Nombre de contacto: en esta sección debe introducir el nombre completo del remitente y de la persona a contactar.
- Número de referencia del cliente: introduzca la referencia del cliente. Los primeros 12 caracteres – en esta sección – se muestran en la factura.
- Nombre y dirección del remitente: los datos que deben introducirse en esta casilla son: número de teléfono y/o fax y dirección de correo electrónico, nombre de la empresa remitente (y posible departamento) y dirección completa.
- Nombre y dirección del destinatario: DHL no hace entregas en apartados postales – ¡por favor, presta atención a esto! En esta sección debe introducirse la siguiente información: persona o empresa destinataria, número de teléfono y/o fax y dirección de correo electrónico, así como la dirección completa (incluida la situación) y el nombre de una persona de contacto.
- Detalles del envío: en esta sección se debe informar:
- Número de paquetes que componen el envío.
- Dimensiones precisas (en centímetros) de cada paquete que compone el envío (longitud, anchura, altura).
- Nombre inicial y apellido extendido del remitente.
- Peso total (redondeado al siguiente medio kilo).
- Descripción completa del contenido: indicando el contenido y la cantidad.
- Envíos no documentados: a fin de evitar cualquier tipo de problema durante el despacho de aduanas, DHL requiere en esta sección información muy precisa y puntual sobre el contenido del paquete y su valor económico.
- Productos y servicios de DHL: Esta sección contiene una lista de los servicios de DHL que puede marcar a petición.
- Firma y fecha del remitente
Etiqueta de envío GLS
En la sección de «formularios» de la página web de GLS es posible descargar todos los documentos necesarios para los envíos, tanto nacionales como internacionales.
GLS pone a disposición varias opciones para los envíos, incluyendo:
- Ir a una ubicación física del mensajero.
- Haga que el mensajero llegue a su casa (o empresa) para recoger el paquete que se va a enviar.
- El uso de los servicios en línea de GLS (servicio de etiquetado web).
Todas estas opciones, sin embargo, tienen algo en común: las cajas deben contener la información necesaria para el envío. La hoja de ruta GLS contiene todos los detalles de la entrega y es aplicada por el personal de mensajería en los dos primeros casos. ¿Qué sucede en el caso de la etiqueta web? En esta circunstancia particular, el remitente puede introducir toda la información independientemente del portal de GLS.
Un método como este es perfecto para la integración con una solución como Sendcloud. De hecho, un proceso de weblabeling-sendcloud permitiría la automatización completa de la logística y el proceso de envío para cada comercio electrónico.
¿Cómo se imprimen las etiquetas de envío?
Hay diferentes impresoras de etiquetas, pero las dos opciones principales son: una impresora estándar de inyección de tinta/láser, o una impresora térmica de etiquetas que no requiere tinta.
Impresoras de inyección de tinta o láser
El uso de impresoras de inyección de tinta está altamente desaconsejado, pero en general se pueden utilizar si solo se imprimen unas cuantas etiquetas al mes. Asegúrate siempre de que toda la impresión de la página sea clara y nítida, y que la tinta no se haya corrido.
A medida que empieces a imprimir más etiquetas ten en cuenta que la tinta de impresora es cara y esta opción puede ser bastante costosa.
Consejo importante: Tus paquetes podrían estar expuestos a la lluvia y manipularse con poco cuidado. Esto significa que el papel de impresión normal podría dañarse, dejando la etiqueta ilegible. Protege la etiqueta impermeabilizándola y fijándola bien. Usa cinta adhesiva transparente o mete la etiqueta en un sobre de plástico transparente. Pero asegúrate de que los datos siguen estando claros y legibles tanto para las personas como para los dispositivos de lectura de etiquetas.
Las impresoras láser crean etiquetas de calidad con mayor precisión que las impresoras de inyección de tinta, especialmente usando etiquetas especiales para paquetes. Pero esta puede ser una opción muy costosa, con el papel para etiquetas y los cartuchos de tóner caros que hay que reemplazar. Además, no es la mejor opción si imprimes una cantidad moderada de etiquetas cada mes.
Impresoras térmicas de etiquetas
Las impresoras térmicas están especialmente diseñadas para imprimir etiquetas, lo que las convierte en la mejor opción. No necesitan ningún suministro extra como tinta o tóner, solamente los rollos de etiquetas. Las impresoras funcionan creando formas en el papel por medio de calor, lo que permite obtener etiquetas precisas y duraderas.
Sin embargo, son dispositivos muy caros. Aun así es bueno invertir en ellas cuando se empieza a imprimir una cantidad significativa de etiquetas y los gastos de suministros para la opción anterior son demasiado elevados.
¿En qué parte de la caja se coloca la etiqueta de envío?
Se debe colocar una etiqueta de envío en un lateral del paquete, a poder ser en la parte superior, sobre todo si se incluye una etiqueta del tipo «This Way Up» (indicando la parte que debe ir hacia arriba). Debe ser del tamaño correcto para que se ajuste completamente al lado donde se coloca.
Asegúrate de que no esté doblada por ningún borde, pues la información importante podría no estar visible o no poder escanearse.
Comprueba que las etiquetas están firmemente pegadas, sin esquinas que sobresalen, y que no haya bultos que puedan dañar la etiqueta y hacerla ilegible.
En ciertos casos, algunas personas cubren sus etiquetas con cinta de “celo” transparente para protegerlas. También es posible utilizar sobres de plástico transparente y pegarlos al paquete para evitar cualquier daño, especialmente por la humedad. Esto es bastante usual sobre todo en envíos internacionales, para adjuntar los documentos aduaneros (como los formularios CN22 y CN23).
Elijas lo que elijas, asegúrate de que toda la etiqueta esté a la vista y sea claramente legible.
Información adicional del etiquetado para la entrega
La mayoría de los transportistas te exigirán que indiques en el paquete lo que contiene, sobre todo si se trata de un envío internacional.
También es una buena práctica declarar si el contenido es frágil, perecedero, corrosivo, inflamable, etc. Y no olvides etiquetar tu paquete con la indicación «This Way Up» si es necesario. Esto le aporta información al transportista sobre cualquier requisito especial, y también puede prepararse para posibles problemas con el contenido.
Este tipo de etiquetas contribuye a que la mercancía llegue en perfectas condiciones, lo cual es esencial para la satisfacción de tus clientes, evitando malas opiniones o gastos extra a causa de reemplazos de artículos y segundas entregas.
¡Cuéntanos si tienes algún consejo o truco para compartir sobre las etiquetas de envío! Y si todavía te surgen dudas, déjalas en los comentarios de abajo.
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