Las facturas comerciales son una parte crucial de los envíos internacionales, y no hay escapatoria. A menudo hay confusión sobre qué documentos debes incluir para que tu paquete llegue a su destino final lo mejor posible.
En este artículo te explicamos qué es una factura comercial, por qué necesitas este documento y cómo rellenarla.
En este artículo nos centraremos en las siguientes cuestiones:
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- ¿Qué es una factura comercial y para qué sirve?
- ¿Cuál es la diferencia entre una factura comercial y un formulario CN22 o CN23?
- ¿Cómo se rellena una factura comercial?
- Glosario de facturas comerciales
- Crea tu factura comercial utilizando nuestra plantilla
- ¿Cómo se añade la factura comercial a un envío?
- Paperless Trade para los envíos a través de DHL Express o UPS
¿Qué es una factura comercial y para qué sirve?
Veamos en detalle lo qué es una factura comercial. Es fundamental comprender este concepto desde el principio, porque es la clave para realizar envíos internacionales sin problemas ni complicaciones.
¿Qué es?
Una factura comercial es un documento especial de exportación que ayuda a tu paquete a pasar la aduana.
No es un simple papeleo rutinario, sino que sirve como herramienta de documentación crucial en las transacciones comerciales internacionales. Básicamente, actúa como una solicitud formal de pago del comprador al vendedor por los bienes o servicios prestados.
Esboza los detalles clave de la transacción, incluida una descripción de los bienes, su valor, cantidad y condiciones de venta. Además, sirve como documento legal, proporcionando pruebas de la transacción y facilitando los procesos de despacho de aduanas.
¿Para qué sirve?
Una factura comercial de exportación correcta y bien cumplimentada contribuye a que las autoridades aduaneras puedan decidir con rapidez qué impuestos y derechos de importación son aplicables a tu paquete. Y esto evitará retrasos.
Además, con la factura comercial los funcionarios de aduanas pueden comprobar si tu paquete cumple todos los requisitos y transmitir cierta información (por ejemplo, las obligaciones fiscales del destinatario) al país de destino.
Si rellenas esta factura correctamente, tienes muchas más probabilidades de que tu paquete llegue al cliente en el plazo previsto.
¿Cuándo se necesita una factura comercial?
La factura comercial es necesaria en las transacciones comerciales internacionales cuando las mercancías se venden a través de las fronteras internacionales.
Los paquetes dentro de la UE no necesitan esta factura especial. En caso de duda, también puedes consultar la lista de excepciones, porque algunos países o territorios forman parte de la UE pero no forman parte del territorio aduanero de la UE (lee más sobre esto en nuestra guía sobre envíos a Canarias).
Además de la factura comercial, algunos envíos internacionales fuera de la UE también necesitan una declaración de aduanas (CN22 o CN23), un albarán CP71 y en algunos casos también un certificado de origen (CO). En este artículo nos vamos a centrar principalmente en la factura comercial de los envíos internacionales.
¿Cuál es la diferencia entre una factura comercial y otros documentos de aduanas?
Cuando se envía un paquete internacional a un país fuera de la UE suelen necesitarse varios documentos. A veces la gente se lía un poco con la diferencia entre la factura comercial y los documentos CN22 y CN23 que acabamos de mencionar.
Esto no es nada extraño: ambos documentos ofrecen información a las autoridades aduaneras sobre las mercancías que entran y salen de un país. Sin embargo, estos documentos tienen poco que ver entre sí y no deben confundirse.
Entonces, ¿cuál es exactamente la diferencia entre estos documentos?
Factura comercial vs Formularios CN22/CN23
La principal diferencia es que todos los envíos de e-commerce siempre necesitan una factura comercial, pero solo los paquetes enviados a través de servicios de correo postal necesitan el documento adicional CN22 o CN23. Sin embargo, para evitar retrasos, te recomendamos que incluyas siempre ambos documentos.
- Si envías un paquete a un país fuera de la UE y utilizas un servicio postal como PostNL (en los Países Bajos), Correos (en España) o Royal Mail (en el Reino Unido), debes utilizar el formulario de aduana CN22 o CN23. El documento CN22 o CN23 es el que usa la Unión Postal Universal y, por lo tanto, es obligatorio para los servicios postales. Además en este tipo de envíos también hay que incluir una factura comercial.
- Si utilizas un transportista como DHL o DPD en lugar de un servicio de correo postal, no es necesario añadir un formulario CN22 o CN23.
En la tabla verás más detallado para qué sirve cada documento.
| Aspecto | Factura Comercial | Formularios CN22/CN23 |
|---|---|---|
| Uso | Documento de exportación para envíos comerciales fuera de la UE. | Formulario aduanero obligatorio para envíos fuera de la UE transportados por correo postal. |
| Información principal | Contiene detalles sobre el contenido del paquete y acuerdos de envío (Incoterms). | Describe el contenido del paquete para que las autoridades aduaneras determinen si se deben pagar impuestos y derechos de importación. |
| Determinación de impuestos | Usada por autoridades para definir si se deben pagar derechos de importación. | Se utiliza para que las autoridades aduaneras decidan sobre impuestos y permisos de entrada en el país. |
| Distinción entre CN22 y CN23 | No aplica. | Depende del valor y peso del envío; CN23 requiere un albarán CP71 adicional. |
| Nivel de detalle requerido | Menor que el formulario CN22/CN23, aunque ambos tienen el mismo propósito básico. | Requiere información detallada sobre el contenido y destino, más que la factura comercial. |
| Propósito común | Aporta información para aduanas sobre si el paquete puede entrar al país y las responsabilidades fiscales. | Mismo propósito de aportar información para aduanas y facilitar la decisión de entrada en el país y responsabilidades fiscales. |
Factura Comercial vs Packing list
Mientras que una factura comercial proporciona información detallada sobre el contenido de un paquete, incluido el valor, la cantidad y las condiciones de venta, una lista de packing tiene una finalidad distinta.
Una lista de packing documenta principalmente el contenido físico del envío, detallando las dimensiones, el peso y el tipo de embalaje de cada artículo. Aunque ambos documentos ayudan en el despacho de aduanas, la factura comercial se centra en los aspectos financieros de la transacción, mientras que la lista de empaquetado proporciona información logística.
Factura aduanera vs Factura comercial
Una factura de aduanas, similar a una factura comercial, es un documento necesario para los envíos internacionales que proporciona a las autoridades aduaneras información esencial sobre las mercancías que se importan o exportan.
Sin embargo, una factura aduanera puede incluir detalles adicionales específicos de la normativa aduanera, como el país de origen, los códigos arancelarios armonizados y cualquier acuerdo o preferencia comercial aplicable. Aunque puede haber solapamientos entre ambos documentos, la factura aduanera está adaptada para cumplir los requisitos específicos de los procedimientos de despacho de aduanas.
Factura comercial vs Factura de embarque
Aunque ambos documentos proporcionan detalles sobre las mercancías que se envían, una factura comercial se centra en los aspectos financieros de la transacción, como el valor de las mercancías, las condiciones de pago y las partes implicadas en la venta.
Por otra parte, una factura de envío documenta principalmente los gastos de envío y manipulación asociados al transporte de la mercancía, incluidos los costes de flete, los gastos de seguro y cualquier recargo adicional.
Aunque complementarios, cada documento tiene una finalidad distinta en el proceso del comercio internacional: la factura comercial hace hincapié en los aspectos comerciales y la factura de transporte detalla los gastos logísticos y de transporte.
Cómo rellenar una factura comercial
¿Qué tiene que aparecer en una factura comercial?
Aunque no existe un formato estándar, el documento debe contener varios elementos fijos, como detalles sobre las partes implicadas en el envío e información sobre la mercancía.
A continuación te detallamos las partes más difíciles de la factura comercial, y debajo encontrarás un glosario explicativo.
Ten en cuenta que una factura comercial siempre tiene que estar en inglés.
Lo que estás enviando: descripción del artículo, cantidades, peso y valor
Puede parecer obvio, pero describir el contenido del paquete es una parte importante de la factura comercial.
Esto les ofrece a las autoridades aduaneras una visión general muy clara de lo que estás enviando.
La descripción debe explicar exactamente lo que se envía, de qué está hecho el artículo y si procede para qué sirve. Indica toda esta información sobre cada artículo por separado.
Los paquetes de aduanas suelen escanearse, y te puede caer una multa si la descripción no coincide con el contenido del paquete. Por lo tanto, es muy importante cumplir con este apartado de forma muy precisa.
Indica también la cantidad de artículos que envías, el peso total y el valor total en euros del contenido del paquete. Es importante que seas bastante preciso a la hora de indicar el valor. Incluso una muestra de producto, un regalo o un envío de devolución tienen un valor determinado.
Códigos arancelarios armonizados (códigos HS) o códigos de producto
Todos los artículos de tu paquete deben llevar un código HS o un código de producto.
El código arancelario armonizado (código HS, por sus siglas en inglés) clasifica las mercancías para que las autoridades aduaneras sepan qué impuestos, tasas especiales y controles son de aplicación. Es importante que introduzcas el código correcto ya que este determina la cantidad de los derechos de importación u otros impuestos que debes pagar.
Buscar los códigos es un poco complicado, pero hay varias maneras de encontrar el código correcto de tu producto. El fabricante del producto suele saber cuál es su código HS. Pero si no tienes esta información, puedes buscar el código tú mismo.
Puedes utilizar la herramienta rápida y fácil de Sendcloud para buscar el código HS correcto.
O si no, en la página de los aranceles comerciales del sitio web de la administración de aduanas, haz clic en la pestaña ‘Nomenclatura’. Ahí encontrarás todos los códigos de productos.
¿Necesitas más ayuda? Entonces lee el manual sobre la búsqueda de códigos de productos.
Por último, si todavía necesitas más información siempre puedes contactar con la agencia de impuestos y aduanas de tu país.
País de origen
En el campo del «país de origen» tienes que declarar dónde se han fabricado tus mercancías. En algunos casos necesitarás un documento CO adicional. Algunos países de fuera de la UE solicitan este documento por medidas de política comercial.
Los Incoterms (o términos de venta)
Los Términos Comerciales Internacionales o «Incoterms» son acuerdos internacionales estandarizados sobre el transporte de mercancías. Los Incoterms se aclaran:
- Quién es responsable del envío, el seguro, la importación y los gastos de aduana del envío;
- Quién se encarga del transporte y hasta dónde;
- Quién es responsable de la mercancía en cada fase del envío, incluyendo el punto en el que el riesgo y los costos de la entrega se transfieren del vendedor al comprador.
Ten en cuenta que el portador que hayas elegido también apoya estos Incoterms.
Los Incoterms se actualizan cada diez años y por lo tanto acaban de ser actualizados en 2020. Los Incoterms de 2010 siguen vigentes, pero cada vez más empresas se van pasando a los Incoterms de 2020. Lee aquí nuestra actualización sobre los Incoterms 2020.
Los Incoterms más comunes son EWX (Ex Works), FOB (Free on Board), CFR (Cost & Freight), DAP (Delivered At Place) y DDP (Delivered Duty Paid).
Si no sabes qué Incoterm es el mejor para ti, te recomendamos que elijas el DAP. Esto significa que tú como vendedor pagas los gastos de envío, contratas el seguro y preparas los documentos de exportación. El destinatario paga los derechos de importación y de aduana.
Número EORI
Si exportas o importas fuera de la UE, también deberás indicar en la factura comercial un código de identificación. Este código, también conocido como número EORI, ayudará a las autoridades aduaneras a identifcar quién está importando o exportando mercancías.
De esta manera, evitarás retrasos o multas en la aduana.
Si quieres saber más sobre este número y cómo solicitarlo, lee nuestra completa guía sobre el número EORI.
Glosario de una factura comercial
Ya hemos mencionado que las facturas comerciales siempre están escritas en inglés.
Si deseas crear tu factura comercial tú mismo o estás utilizando una plantilla y no sabes qué debes rellenar, aquí te ofrecemos una descripción de los términos más comunes:
- From (de): Este eres tú, la persona que envía el paquete.
- To (para): El nombre y la dirección de la persona o empresa a la que le envías el paquete.
- Intermediate Consignee (consignatario intermedio): Si envías el paquete a un intermediario, rellena aquí los datos de esa persona o empresa.
- Date (fecha): La fecha en que has enviado el paquete.
- Invoice Number (número de factura): Tu propio número de factura.
- Customer PO No (número de la orden de compra del cliente): Referencia o número de pedido de tu venta.
- Currency Used (moneda utilizada): La moneda usada al rellenar el documento.
- Country of Origin (país de origen): El país de donde procede el producto. En algunos casos, debe añadir un documento CO.
- Reason for export (motivo de la exportación): Marca todo lo que sea aplicable.
- B/L/AWB No (número B/L/AWB): Esto se refiere al documento de transporte que establece los acuerdos con el transportista. El transportista suele ser el responsable de la preparación de este documento.
- Final Destination (destino final): El destino final de tu paquete.
- Export Route/Carrier (ruta de exportación/transportista): El transportista con el que trabajas o la ruta que tomará tu paquete.
- Terms of Sale (condiciones de venta): Más conocidos como los Incoterms.
- Terms of Payment (condiciones de pago): Las condiciones de pago entre tú y el vendedor (por ejemplo, pago dentro de los 30 días después de la recepción, depósito directo…).
- Terms of Freight (condiciones de carga): Las condiciones de la carga (por ejemplo, prepragada o por cobrar). También puedes introducir estas condiciones en las condiciones de venta o en los Incoterms.
- No. of Packages (número de paquetes): El número de paquetes que envías.
- Comments (comentarios): Espacio para las instrucciones de envío o entrega u otras notas.
- Contents (contenido): Una descripción de los artículos que envías.
- HS Code (código HS): El código HS o el código de producto.
- Value (valor): Precio por producto.
- Net Quantity (cantidad neta): Número total de productos.
- Weight KG (peso en kg): Peso total del paquete.
- Freight (carga): Si es aplicable, indica los gastos de envío aquí.
- Insurance (seguro): Si es aplicable, informa de los gastos del seguro aquí.
- Date and signature (fecha y firma): Tu nombre, firma y fecha. Puede parecer una obviedad, pero probablemente sin tu firma no se envíe el paquete, así que asegúrate de firmarlos y fecharlos todos.
Crea tu factura comercial utilizando nuestra plantilla
Comprar internacionalmente es cada vez más fácil, pero los envíos internacionales siguen siendo un poco complicados, y rellenar una factura comercial supone bastante trabajo.
Pero nosotros te lo ponemos un poco más fácil con una plantilla muy práctica que te servirá para rellenar correctamente este documento de exportación. Así estarás seguro de que tu factura comercial cumple con todos los requisitos actuales y de que has rellenado todos los datos correctamente.
Es muy sencillo: rellena todos los datos de la factura y luego podrás descargar tu factura comercial ya preparada en formato PDF.
Cómo añadir la factura comercial a tu envío
Normalmente hay que incluir tres copias de la factura comercial: una para el país del que se exporta, otra para el país al que se envía y otra para el destinatario. Tienes que poner dos de ellas de en un sobre para embalajes en el exterior del paquete y la tercera dentro del paquete para que la reciba el destinatario.
Además, asegúrate de que tu paquete cumple con estos otros requisitos:
- La caja en la que envíes el paquete debe ser lo suficientemente resistente para soportar una caída de 1,5 metros.
- El paquete debe ir protegido por dentro con material de relleno. Debido a ciertas normas de censura, no se pueden utilizar papeles de periódico para este fin.
- Las esquinas de la caja deben reforzarse con cinta adhesiva.
- Puedes consultar nuestra guía sobre enviar paquetes baratos para otros consejos útiles.
Es importante que guardes siempre una copia de la factura comercial y de cualquier documento CN22 o CN23. Si se cometen errores durante la manipulación del envío, podrías enfrentarte al pago de tasas de aduana muy costosas. Por eso, más vale estar preparado para cualquier imprevisto guardando una copia.
Paperless Trade para los envíos a través de DHL Express o UPS
Al realizar un envío a través de DHL Express o UPS tienes la opción de usar el «Paperless Trade» o «comercio sin papeles». Esto significa que los formularios de aduana se envían electrónicamente al transportista. En cuanto se procesa tu pedido internacional, se envían de forma inmediata los formularios de aduana.
Esto no solo te ahorra tiempo, trabajo de impresión y gastos, sino que también reduce el riesgo de pérdida de documentos.
Sendcloud utiliza automáticamente el sistema Paperless Trade si realizas envíos fuera de la UE por medio de DHL Express o UPS.
¿Quieres saber cómo optimizar tu proceso de envíos internacionales? Descubre en esta página cómo hacer envíos internacionales con Sendcloud.
Preguntas frecuentes sobre la factura comercial
A continuación, hemos recopilado respuestas a algunas preguntas candentes que puedes tener sobre los documentos esenciales de la Factura Comercial para envíos internacionales.
¿Qué es una factura comercial?
Una factura comercial para el despacho de aduanas es un documento que proporciona información esencial sobre las mercancías exportadas, incluida su descripción, valor, cantidad y condiciones de venta. Las autoridades aduaneras la utilizan para evaluar los impuestos, derechos y normas de importación aplicables.
¿Cuántas copias de una factura comercial se necesitan?
Normalmente, se necesitan al menos tres copias de una factura comercial para los envíos internacionales: una para el exportador, otra para el importador y otra para las autoridades aduaneras.
¿Quién proporciona la factura comercial?
El exportador o vendedor proporciona la factura comercial que acompaña al envío.
¿Es lo mismo una factura comercial que una factura de venta?
Aunque similar en algunos aspectos, una factura comercial se utiliza específicamente para transacciones comerciales internacionales, proporcionando información detallada sobre las mercancías exportadas para el despacho de aduanas. Una factura de venta, por otro lado, se utiliza principalmente para transacciones de venta nacionales, para documentar la venta de bienes o servicios.
¿Es necesario firmar una factura comercial?
Sí, una factura comercial normalmente debe ir firmada por el exportador o su representante autorizado para certificar la exactitud de la información facilitada.
¿Es necesaria una factura comercial para enviar documentos?
En la mayoría de los casos, no es necesaria una factura comercial para el envío de documentos. Sin embargo, es aconsejable comprobar los requisitos específicos del país de destino y del transportista.
¿Es necesario incluir un código del Sistema Armonizado (código HS) en una factura comercial?
Sí, incluir un código del Sistema Armonizado (código HS en inglés) en una factura comercial suele ser necesario en los envíos internacionales para clasificar las mercancías y determinar los derechos de aduana e impuestos aplicables.
¿Necesito una factura comercial para las mercancías devueltas?
Sí, también puedes necesitar una factura comercial para las devoluciones, dependiendo de las circunstancias específicas y de la normativa aduanera de los países implicados. En muchos casos, se necesita una factura comercial para documentar el valor y la naturaleza de los artículos devueltos a efectos de despacho de aduanas. Es aconsejable consultar a tu transportista y a las autoridades aduaneras del país de destino para determinar los requisitos específicos de documentación para la devolución de mercancías.
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Hola Marina,
No me deja rellenar el documento CN22
Por favor, necesitamos ayuda con esto lo más urgente posible. Es para un envío a UK
Hola,
Sentimos escuchar que tenéis problemas con el documento CN22. Para que nuestros expertos puedan ayudaros, podéis escribir por el chat accediendo desde vuestra cuenta de Sendcloud de Lunes a Viernes de 9 a 17.30h. También podéis enviar un correo electrónico a [email protected]. Nuestros compañeros os ayudarán con vuestro problema.
¡Suerte con los envíos!
Un saludo,
Marina